P: Que sistema deve ser recomendado a um cliente interessado em controle de cópias?

R: Nem todos os clientes estão procurando os mesmos resultados ao implantarem o controle de cópia, e não há um sistema único que possa satisfazer todas as necessidades. Embora todos os sistemas de controle de cópias limitem o acesso à copiadora, eles variam. Alguns são extremamente básicos, contando mecanicamente o número de cópias produzidas. Outros são mais avançados, localizam eletronicamente o número de cópias feitas por cada indivíduo, departamento e conta, e, após, criam relatórios em impressora ou computador. Portanto, antes de se recomendar um sistema de controle de cópias, os gerentes de vendas ou de manutenção devem primeiro compreender as expectativas do cliente, inclusive como pretende usar o sistema, o número de pessoas a utilizá-lo, e que investimento ele deseja fazer neste recurso.

Como fazer que o sistema corresponda às necessidades do cliente
A Hecon, a principal fabricante mundial de produtos de controle de cópias, oferece cinco sistemas de alta qualidade criados para satisfazer diferentes necessidades dos clientes. E esses sistemas, em ordem crescente de complexidade e custo, são os seguintes:

Sistema de contagem mecânica ("Keycounter"). Para escolas, instalações compartilhadas de escritório, e contas menores, que requerem controle econômico de cópias, sem capacidade de criação de relatórios, normalmente a recomendação mais apropriada é um sistema de contagem mecânica ("Keyconter"), o sistema mais básico de controle de cópias disponível. Inserido no receptáculo apropriado da máquina, cada Keycounter (que é aproximadamente do tamanho de um pager) ativa a copiadora e conta o número de cópias feitas.

Um sistema de contagem mecânica é mais apropriado para um cliente em cujas instalações apenas poucas pessoas tenham acesso à copiadora, tais como instalações compartilhadas em um escritório com apenas uma copiadora, ou um cliente para quem apenas uma pessoa executa todos os trabalhos de cópia. Os sistema de contagem mecânica também são apropriados para clientes que tenham centros de cópia, onde um sistema de controle de cópias durável e econômico é necessário para atender muitos usuários em um período de tempo reduzido.

Unidade de controle remoto para copiadoras (RCC, ou Remote Controle for Copiers). O RCC é a melhor solução para clientes tais como mini-mercados ou para centros pequenos de cópia que requeiram um sistema de baixo custo que ofereça a quem estiver atrás do balcão o controle das copiadoras. Permitindo o controle de uso da copiadora a uma distância de aproximadamente 30,4 m, a unidade de RCC é ativada pelo atendente da copiadora, que liga a mesma. Quando o cliente terminar de copiar, a unidade de RCC exibe o número de cópias feitas, e é facilmente redefinida.

Sistema de controle de cópias por teclado (KCC IMS, ou Keypad Controller for Copies). O sistema KCC IMS é a melhor recomendação para clientes que desejem controlar, verificar e fazer perfis do uso da copiadora de acordo com cada usuário, departamento, ou projeto. Cada unidade KCC IMS tem uma capacidade de memória para 700 números de contas (usuários), 200 números de departamentos e 200 números de projetos. Um número predefinido de cópias pode então ser atribuído a cada número de conta, departamento ou projeto, permitindo ao cliente controlar, verificar e fazer perfis do uso da copiadora.

O número total de cópias produzidas pode ser visualizado a qualquer momento no painel da unidade KCC, por número de conta, de departamento e de projeto, ou impresso em uma copiadora portátil. Se o cliente precisar atribuir uma taxa de custo diferente para cada usuário, departamento, ou projeto, isto pode ser feito conectando-se um computador portátil (equipado com o software KCC IMS Link) à unidade KCC IMS, para descarregar os dados e compilar os relatórios. Novas informações (ex., números adicionais de contas para usuários) também podem ser transferidas do computador para a unidade KCC IMS.

Sistema Base10. O sistema Base10 é geralmente o melhor sistema para clientes com um grande volume de cópias, tais como centros de cópia instalações de universidades, que requerem controle de cópias e estão querem substituir a tecnologia de cartões magnéticos. Com uma tecnologia avançada de microchips, o sistema Base10 utiliza botões resistentes, praticamente indestrutíveis, para armazenar e transferir informações para um controlador Base10. Usando o kit de programação do Base10, pode-se facilmente configurar cada controlador para o uso, e atribuírem-se valores ao os botões Touchkey respondendo "sim" ou "não" a perguntas, diretamente em qualquer controlador Base10. Para fazer cópias, o usuário toca no botão Touchkey correspondente ao controlador Base10. Quando houver terminado de fazer as cópias, o usuário toca novamente o botão correspondente ao controlador; isto desativa o copiador, registra as informações relativas ao uso, e redefine o botão para o uso seguinte.

Sistema TouchKey. Instalações médicas, distritos escolares, corporações e outros clientes com um grande número de usuários normalmente requerem um sistema de controle de cópias que ofereça acesso rápido e conveniente, bem como capacidade de verificação e criação de relatórios sobre o uso. Para tais clientes, o melhor sistema a recomendar é o sistema TouchKey. Como o Base10, o sistema TouchKey utiliza um controlador para cada copiadora, e botões TouchKey para oferecer aos usuários acesso rápido e controlado. No entanto, o sistema TouchKey utiliza software compatível com o IBM, para atribuir valores aos botões através de um controlador PC conectado a um computador. Esta combinação de software/controlador PC também permite carregar/enviar informações de e para cada controlador TouchKey, através de um dispositivo de transferência de dados (chamado de sonda). Este dispositivo permite ao cliente manter e atualizar informações sobre os usuários, e criar relatórios completos.